Tips en tops geven om iemand aan te spreken op gedrag komt steeds vaker op de werkvloer. Het is een manier om gedrag in beweging te zetten, zonder de ander zich direct aangevallen voelt. De ander ontvangt feedback en krijgt ook nog een tip om mee aan de slag te gaan.
Tips en tops zijn onmisbaar om richting collega’s of vrienden/familie te geven. Helaas is het vaak lastig om effectieve manier feedback te geven.
De definitie van feedback.
De letterlijke betekenis van feedback is terugkoppeling. Als je feedback geeft, geef je een ander een respons op zijn gedrag en hoe dat gedrag op jou overkomt. Het doel hiervan is dat de ander in de toekomst zijn gedrag kan aanpassen op een manier die effectiever is dan daarvoor.
Wat is het nut van feedback geven?
Is het echt nodig om iemand aan te spreken op gedrag en feedback te geven? Ja, want het maakt de ander bewust onbekwaam van zijn of haar gedrag. Hierdoor kan iemand er rekening mee houden en indien gewenst gedragsveranderingen of verbeteringen doorvoeren. De zaag scherp houden zoals Covey het zou benoemen.
Wat is het doel van feedback geven?
Feedback gaat over informatie uitwisselen over wat iemand heeft gedaan en hoe iemand dat heeft gedaan. Doel hiervan is te leren en eventueel gedrag en houding bij te stellen. Iemand leert daardoor zijn sterke en zwakke kanten steeds beter kennen.
Wat zijn Tips en Tops?
Tops zijn altijd positief en gaan over iemands gedrag dat een positieve werking op de prestaties op de omgeving heeft.
Tips geven op de juiste manier weer hoe iemand zichzelf zou kunnen veranderen, verbeteren, of zich kan aanpassen qua gedrag.
Wat is de juiste volgorde van tips en tops?
Begin bij de TIP en TOPS door concreet gedrag te benoemen en met welk doel je iemand aanspreekt op het gedrag. Het aloude sandwich model van positief negatief en positief eindigen werkt niet. Verken iemand grenzen en ga hier niet overheen want dan komt de feedback niet binnen. Het is dus krachtig om eerst een tip te geven en dan krachtig af te sluiten met een top. Mocht iemand een beetje terugschrikken van de tip, dan zal de top de sterke kantjes er vanaf halen.
Situationeel leiderschap vraagt om concrete tips en tops
Tips en tops in de zorg, in een projectgroep, richting een collega of een scholier. Het blijft lastig om met goede feedback te komen het is situationeel afhankelijk en ook sterk afhankelijk van het gedrag en de vaardigheden van de leidinggevende.
Hieronder een aantal voorbeelden van tips en tops.
Moet je tips en tops aan een collega of werknemer geven? Bekijk dan de voorbeelden:
Voorbeelden van Tops
- Je bent altijd op tijd op het werk
- Veel doorzettingsvermogen
- Je straalt veel rust uit
- Bereid om mee te denken over bedrijfsprocessen
- Je werkt goed samen met collega’s
- Je inzet wordt enorm gewaardeerd
- Je hebt een open uitstraling
- Ik heb bewondering voor je doorzettingsvermogen
- Je gaat vriendelijk met patiënten om
- De laatste tijd heb je veel inzet getoond
- Je maakt vorderingen
- Je weet problemen goed op te lossen
En natuurlijk de Tips
Probeer je taken dezelfde dag af te hebben
- Durf collega’s om hulp te vragen
- Probeer je wat minder met andermans werk te bemoeien
- Soms lijkt het alsof je niet serieus aan het werk bent
- Zet je wekker wat eerder zodat je op tijd op het werk bent
- Ruim aan het einde van de dag je bureau op
- Tips gaat over het geven van feedback en is geen kritiek. Bij kritiek vel je een oordeel over iemand.
- Houd je aan de gemaakte afspraken
- Laat je niet ontmoedigen door wat anderen zeggen
- Luister goed naar wat anderen vertellen
- Trek aan de bel wanneer je de deadline niet gaat halen
- Probeer anderen niet uit te lachen
- Denk aan de hygiëne
Welke tips en tops je geeft, hangt natuurlijk van de ontvanger af en welke relatie je hiermee hebt.
Wat zijn de 6 feedback regels?
Bij het geven van tips en tops oftewel het aanspreken op gedrag/ feedback is het belangrijk om je aan een aantal regels te houden. Bijvoorbeeld dat het betrekking moet hebben op het gedrag of de werkhouding. Tips en tops hebben niks met het uiterlijk, iemands hobby’s of privéleven te maken.
Om feedback goed te geven, zetten we de belangrijkste feedbackregels voor je op een rij:
- geef constructieve feedback.
- geef feedback vanuit jezelf.
- geef specifieke feedback en geef concrete voorbeelden.
- verplaats je in de ander.
- sta open voor de reactie van de ander.
- geef feedback op prestatie en niet op persoonlijkheid.
Beide partijen halen voordeel uit de feedback. De ontvanger wordt blij van de tops, de gever ziet verandering wanneer hij tips geeft. Wanneer één partij benadeeld wordt, dan is dit geen effectieve feedback. Maar let op feedback is een advies, niet met alle feedback moet of hoef je wat te doen.
Als je feedback geeft en iemand aanspreekt op gedrag dan dient dit altijd beschrijvend zijn, to the point en eventueel voorzien zijn van uitleg. Parafraseren en samenvatten zijn de key vaardigheden om gedrag in beweging te zetten. De ontvanger moet ruimte krijgen om vragen te stellen, zodat alles duidelijk kan worden.
Feedback methode 1: De ik-ik-jij methode
Deze methode is erg handig en vanzelfsprekend. Het doel van deze methode is om vanuit jezelf te spreken en conflicten te vermijden. Het bestaat uit 4 eenvoudige stappen:
Ik zie/merk dat.
In deze stap geef je aan welk ongewenst gedrag je opvalt. Wees daarin zo neutraal en specifiek mogelijk. Maak daarnaast gebruik van feiten, zoals ‘Ik merk dat je steeds langer pauze neemt dan is toegestaan’. Hiermee beschrijf je het gedrag en niet hun persoonlijkheid, want wanneer je zou zeggen ‘Jij bent altijd te laat’ wordt dat sneller verkeerd opgevat.
Ik vind daarvan/ dat komt op mij over als…
Nu kun je zeggen welke uitwerking dat gedrag op jou heeft. Maak het erg persoonlijk en benadruk hoe jij je voelt. Begin bijvoorbeeld als volgt “… als jij door mij heen praat, krijg ik het gevoel dat mijn stem niet telt en lijkt het alsof ik geen inspraak in het bedrijf heb. Doordat je het op jezelf betrekt, voorkom je dat de feedback aanvallend klinkt en vermijd je een conflict. Onthoud wel dat je actuele voorbeelden gebruikt. Het heeft geen zin om oude koeien uit de sloot te halen.
Herken je dat gedrag?
Vraag aan de ander of hij/zij zich kan vinden in de feedback die je zojuist hebt gegeven. Als hij zich daarin kan vinden, kun je door naar de volgende stap. Wees jezelf er van bewust dat het kan gebeuren dat de ander zich niet in de feedback kan vinden. Als dat het geval is dan is het nodig om stap 1 en 2 te herhalen en meer voorbeelden te gebruiken. Blijf rustig en wordt niet boos om je punt te maken.
Vraag om ander gedrag. Hiermee wil ik graag dat jij…
Als de feedback helemaal duidelijk is, kun je aan gaan geven wat je graag veranderd ziet. Probeer hier zo concreet mogelijk in te zijn. Het is van belang dat jullie samen tot een overeenkomst komen. Maak compromissen met elkaar. Zo bevorder je alleen maar de samenwerking.
Feedback methode 2: De 4 G’S
Een andere methode om feedback te geven, is de 4G-methode (geweldloze communicatie van Rosenberg). Bij deze methode deel je het geven van feedback op in 4 stappen en houd je een vaste structuur aan. Hieronder volgt een korte inhoudelijke uitleg van deze methode.
- Gedrag: Tijdens deze eerste stap benoem je het gedrag van de ander. Dit is een op feiten gebaseerde waarneming.
- Gevoel: Vervolgens geef je aan wat het effect van zijn gedrag op jou is. Vertel hoe jij je voelt.
- Gevolg: Beschrijf wat het gevolg van zijn/haar gedrag is. Dit kan op individueel vlak zijn, maar het kan ook betrekking hebben op het hele team of afdeling.
- Gewenst gedrag: Geef aan wat je wil dat er verandert. Zo weet de ander wat jij van hem/haar verwacht en worden zaken als miscommunicatie vermeden.
Feedback methode 3: De 360 graden feedback
Deze methode is goed toe te passen wanneer het om een vast moment van feedback geven gaat, bijvoorbeeld bij een ontwikkelings of functionerings- of beoordelingsgesprek. Bij deze 360 graden feedback wordt de feedback vanuit meerdere invalshoeken gegeven. Zo is de manager niet de enige die feedback geeft, maar wordt deze aangevuld met informatie van andere collega’s of in sommige gevallen van klanten. Doordat meerdere personen een beoordeling moeten aanleveren, worden dit soort gesprekken van tevoren gepland en kan de ontvanger zich dus voorbereiden op het krijgen van feedback. Bovendien zal de feedback ontvanger de gelegenheid krijgen om te reageren en te beargumenteren. Dit komt het leerproces alleen maar ten goede. 360 graden feedback is onderdeel van onze BOOST aanpak en heeft een voorkeur om op deze wijze feedback te vragen via mytalentboard.
Feedback methode 4: De sandwich methode
De sandwich methode is een zoals boven al benoemd een oude methode. En was 1 van de eerste methodes om feedback te geven. Bij deze methode wordt de feedback voorzichtig als een soort sandwich opgebouwd. Dit werkt dus niet.
Eerst komt er een laagje met complimenten
Daarna wordt de kritiekpunten gegeven
En ter afsluiting wordt er weer wat positiefs gezegd.
Je zou bijna denken dat het niet simpeler kan en dat deze methode goed werkt.. Uit een onderzoek van de Oklahoma State University blijkt dat deze methode helemaal niet zo geschikt is. Volgens hen zou de boodschap van de feedback niet duidelijk worden overgebracht. Bovendien is de verhouding niet juist, want volgens gedragsanaliste Beth Sulzer-Azaroff is de juiste verhouding bij het geven van feedback een 4:1 verhouding, waarbij 4 positieve kanten benoemd worden en 1 kritiekpunt.
Waarom werkt de sandwich methode niet met tips en tops?
Daarvoor zijn een aantal redenen en wij lichten er drie toe.
Bij deze methode kan het ‘recency effect’ optreden, wat betekent dat in de meeste gevallen alleen het laatstgenoemde in het langetermijngeheugen zal worden opgeslagen. De complimenten blijven in dit geval dus hangen en je wilt juist dat de feedback wordt overgebracht.
Er is een grote kans dat de complimenten niet als oprecht worden opgevat. De ontvanger krijgt het gevoel dat je om de kritiek heen draait. Het is beter om te zeggen waar het op staat, hierdoor wordt jouw feedback eerder opgepakt.
Een ander nadeel van de sandwich methode is dat de feedback erg verwarrend over kan komen. De ontvanger wordt namelijk overspoeld met het negatieve punt en dat heeft de meeste impact. En positieve feedback een ander effect negatieve feedback.
Wil je elkaar oprecht en goed aanspreken op gedrag neem dan contact met ons op