Wat betekent hybride werken voor mijn organisatie? Een belangrijke vraag die momenteel speelt bij veel organisaties. Zeker nu veel medewerkers uitspreken dat gedeeltelijk op kantoor en gedeeltelijk thuiswerken na corona de voorkeur heeft. In dit artikel deel ik 5 tips om een hybride manier van werken tot een succes te maken. Ook deel ik praktijkervaringen.
WAT IS HYBRIDE WERKEN?
Hybride werken houdt in dat medewerkers gedeeltelijk op kantoor en deels thuiswerken. Zo’n hybride manier van werken heeft vanwege corona een vlucht gemaakt. Werkten we voorheen sporadisch een dag thuis. Nu is de verwachting dat we dit in de toekomst op structurele basis blijven doen. En wat betekend dat nu voor de leidinggevende, medewerkers en zelfs de klanten?
WAT BETEKENT HYBRIDE WERKEN VOOR ORGANISATIES?
Veel werkgevers vragen zich af wat gedeeltelijk op kantoor en deels thuiswerken betekent voor hun organisatie. Een doordacht beleid voor remote working is raadzaam. Hoe ga je bijvoorbeeld om met security en informatiebeveiliging, als medewerkers thuiswerken? En hoe kan een leidinggevend goed contact houden en communiceren met de medewerkers? Hoe hou je hier grip op je medewerkers en laat je weten wat je van hen verwacht. Hybride werken heeft ook impact op je investeringen. En mogelijk ook op de huisvesting en inrichting van je kantoor. Hoever kun je gaan in deze keuzes en wat zijn de mogelijkheden?
WAAROM HYBRIDE WERKEN?
Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van de locatie waar het werk plaatsvindt. In hybride werkculturen is voor de werklocatiekeuze niet het beschikbare gebouw leidend, maar het type werk. Het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiënte van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en klanten (cliënten, leerlingen, afnemers) bepalen of hybride werk geschikt is en hoe je dan precies hybride kunt werken.
Hybride werken heeft veel voordelen zoals: Flexibel je werktijden in regelen waardoor bijvoorbeeld in de toekomst filerijden voorkomen kan worden. Je zou überhaupt minder kunnen gaan rijden doordat je vaker thuis kunt werken, wat weer bijdraagt aan de duurzaamheid van onze wereld. Belangrijk is wel dat de ergonomie van je thuiswerkplek goed georganiseerd is. Dus in plaats van investeren in leaseauto’s zou er ook mogelijk gerichte investeringen in een goede hybride werkplek en trainingen nodig zijn! Denk hierbij aan investeringen die al uw medewerkers in de organisatie ontwikkelen op het gebied van hybride werken. Maar levert hybride werken dan ook wat op? Jazeker het levert u iets op! Lees verderop in dit artikel over wat het oplevert.
WAAROM DEZE MANIER VAN WERKEN?
Het is een verandering die, ook los van corona, past in deze tijd van digitale mogelijkheden, de behoefte aan maatwerk en het terugdringen van files. Corona heeft deze beweging een onverwachts snelle boost gegeven, doordat veel organisaties noodgedwongen moesten wennen aan volledig thuiswerken en allerlei vormen van hybride teams en dienstverlening.
Mensen en teams die half op locatie en half thuis aan de slag zijn. Evenementen die gestreamd worden voor een online publiek, terwijl een kleine groep het podiumprogramma live kan volgen. Thuisonderwijs voor leerlingen die in quarantaine zitten, terwijl anderen op school de lessen volgen. Medische en andere consulten vinden plaats via videobellen. En dit is nog maar het begin van de mogelijkheden.
HYBRIDE WERKEN IS EEN ANDERE MANIER VAN SAMENWERKEN!
Veel werkzaamheden blijken we overal te kunnen doen: thuis, onderweg, op kantoor en in online werkomgevingen zoals Zoom en Teams. Maar niet alles, er zijn ook activiteiten die vereisen live contact met mensen. Idealiter laat je de locatiekeuze afhangen van de benodigde interactie en de noodzaak om al dan niet gelijktijdig in dezelfde ruimte te zijn. Corona houdt hier weinig rekening mee, maar zorgt er wel voor dat we nu uitgedaagd worden om onze oude aannames over goede manieren van samenwerken grondig te heroverwegen. In deze tijd kunnen we nu eindeloos oefenen met andere manieren van werken. En we worden steeds creatiever en er treed een vorm van gewenning op. Maar ook een vraag wanneer heb ik weer “echt” contact met mijn collega’s op de werkvloer. Hybride werken gaat dus om de juiste dingen op een juiste op het juiste moment doen.
WAT LEVERT HET ME OP?
Deze manier van werken levert u het volgende op:
- Verhoogde productiviteit door gericht werken
- Hogere arbeidstevredenheid door een hogere autonomie van het in te regelen werk
- Minder verzuim en ook minder aanwezigheid van werknemers die wel ziek zijn (presentisme)
Op de langere termijn zouden bijvoorbeeld ook het huren van een kantoorruimte, het huren van vergaderzalen en kosten omtrent reizen kunnen verminderen. Dit is maatwerk en is voor iedere organisatie anders.
EVEN VERDER KIJKEN NAAR DE CONSEQUENTIES
In het hybride werken zijn de keuzes in tijd en ruimte groter dan in ons oude normaal. Kantoorgebouwen zullen blijven, maar aan de inrichting en functionaliteit zullen heel andere eisen worden gesteld. Hybride werken betekent een combinatie van vaste fysieke ontmoetingsruimten, werkplekken die je ergens onderweg kunt boeken, thuiskantoren, hippe en robuuste virtuele werkomgevingen en in ieder geval toegang tot snelle wifi. Maar het vraagt ook een andere manier van omgaan met gevoel en gedachtes over het werken. Dit impliceert dat we ook daadwerkelijk anders gaan samenwerken en leidinggeven.
IS DEZE VORM VAN WERKEN VAN ALLE TIJDEN?
Werken op afstand is overigens niets nieuws. We kunnen in dit opzicht veel leren van organisaties die bezig waren met het nieuwe werken of internationaal werken. Deze organisatie hebben al veel ervaring opgedaan met op afstand werken, omgaan met diverse culturen en wanneer werken we fysiek of op afstand samen. En toch zijn deze organisatie vaak juist heel verbonden door het efficiënt samenwerken. Deze organisaties hadden al ontdekt dat het voordelen heeft. Wilt u ook de voordelen ontdekken en maximaal benutten?
WAT IS DE ROL VAN LEIDINGGEVEN?
Leiders van een organisatie hebben een wezenlijke rol. Soms omdat ze knopen moeten doorhakken, maar veel meer nog door goed te delegeren en mensen in positie te brengen om in hun eigen omgeving ver weg van iedereen zelf beslissingen te nemen.
Sterke leiders maken goed gebruik van gespreid leiderschap. Datzelfde geldt voor hybride organisaties. Ruzies om klantcontacten, buy-outs, informatie achterhouden… ook en juist in het werken op afstand gaan deze dynamieken onverminderd door. Sterk leiderschap op afstand is essentieel om de onderlinge binding en relaties goed te houden. En denk ook aan het opzetten van een HR beleid omtrent omgaan met hybride werken.
Leiders in hybride culturen moeten meer zijn dan planning-and-control-staatjes-controleurs. Alleen bezielde managers en leiders houden de boel bij elkaar. Zorg er in hybride culturen voor dat nieuwe mensen goed weten bij welke subgroep ze horen, en werken met mentoren en intervisiegroepen. Juist nu is menselijk en oprecht leiderschap belangrijk. Met duidelijke resultaatafspraken, flink veel eigen verantwoordelijkheid en nog meer vertrouwen. Leiders die dit niet kunnen, zorgen voor verdere verwijdering.
HYBRIDE WERKEN: 5 TIPS
Wil je tijdig voorsorteren op deze trend? Ik licht enkele oplossingen uit, waarmee je een hybride manier van werken faciliteert:
1 ONLINE DESKBOOKING
Hoe houd je grip op de bezetting op kantoor, als medewerkers zelf bepalen waar ze werken? Met werkplekbeheer in de cloud reserveren medewerkers zelf een werkplek. Tegelijk pas je het aantal beschikbare werkplekken flexibel aan. Stel dat de richtlijnen plotseling veranderen. Dan kun je hierop snel anticiperen.
2 GEAVANCEERDE VIDEO VERGADEROPLOSSINGEN
Stel je een medewerker de vraag ‘wat is ervoor nodig om gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor te werken?’. Dan weet ik zeker dat iedereen begint over de video vergaderoplossingen. Heb je het afgelopen jaar snel een tool gekozen? Check dan of deze volstaat voor de lange termijn. Hoe zit het met de beveiliging? Kunnen gasten ook zónder account deelnemen aan een vergadering? Is het gebruiksvriendelijk? Hoe zit het met de geluid- en beeldkwaliteit? Een gebruiksvriendelijke, solide oplossing draagt bij aan het werkplezier van medewerkers en de tevredenheid van klanten en relaties.
3 HYBRIDE COMMUNICATIE VAARDIGHEDEN
Een hybride manier van werken en de oplossingen die hiervoor nodig zijn, vragen om Een andere manier van communicatie. Je ziet maar een deel van de non verbale communicatie. En daar reageren wij als mens op. Leer welke signalen men afgeeft via het hybride werken. En zorg dat men een juiste manier van communiceren gebruikt. Wanneer communiceren we via tekst en wanneer hebben we face to face of voice to voice contact? En laat medewerkers doorlopend soepel op afstand samen werken door ze hiervoor te complimenteren.
4 DOE GEEN DINGEN TUSSENDOOR
Focus focus en nog eens focus. Ook dit helpt om het hybride werk steeds beter toe te passen. En uiteindelijk de productiviteit te vergroten van jezelf. Dus ben je bezig met een face tot face contact via een hybride hulpmiddel zoals zoom of teams lees dan niet je mail tussendoor. Focus je op de vergadering, het contact met je collega of andere activiteit.
5 ALTIJD EN OVERAL INFORMATIE KUNNEN DELEN
Zorg ook dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de juiste informatie en documenten. Met een documentmanagementsysteem in de cloud werken collega’s soepel samen aan documenten. Ook delen zij informatie gemakkelijk met elkaar. Deze oplossing heeft voordelen voor vrijwel elke afdeling, zoals HR, sales en inkoop.
HYBRIDE WERKEN IN DE PRAKTIJK
Hybride werken in de praktijk blijkt heeft ook zijn nadelen. Je bent thuis en je wordt gestoord omdat bijvoorbeeld je kinderen thuis zijn. Het is lastig om je tijd te leren verdelen over de dag. En er is een neiging om veel en langdurig achter elkaar door te werken wat werk verslaving kan opleveren. Het is veel lastiger namelijk om aan te tonen wat je doet en hoe goed het werk is, dus werk je nog maar meer. Het draagt dus bij aan perfectionisme en als er fouten gemaakt worden wordt dat in eigen tijd opgelost! Het haalt het lerend vermogen van en organisatie en of een medewerker weg. Dus er zijn veel aandachtspunten waar je bij Hybride werken rekening mee dient te houden.
CONCLUSIE HYBRIDE WERKEN!
Hybride werken heeft zeker meer voordelen dan nadelen dus zeker de moeite waard om te doen. Belangrijk is wel dat zowel de technische mogelijkheden als zowel hybride werk vaardigheden van managers en medewerkers ontwikkeld worden om optimaal gebruik te maken van deze vorm van werken. Zeker qua rendement verhogen en kosten reduceren is deze vorm van werken meer dan interessant. Wacht dus niet en start met hybride werken!
HYBRIDE WERKEN MOGELIJK MAKEN IN JOUW ORGANISATIE? WIJ HELPEN JE ER GRAAG BIJ!
Wil je ook dat medewerkers altijd prettig en soepel kunnen werken in een hybride omgeving? Ontdek de mogelijkheden om (samen)werken op afstand zo optimaal mogelijk te faciliteren. Hieronder een aantal modules van ons programma hybride werken waar wij u belachelijk goed mee willen en kunnen helpen!
- Visie creëren over hybride werken
- Invoeren van hybride werken en gewenst gedrag
- Hybride werken en team motivatie
- Leren en communiceren met hybride werken
- Participatie hoe doe je dat
- Opbouwen van steun voor deze vorm van werken en betrokkenheid van medewerkers
- Eerlijke manier van werken
- Hybride werken en leidinggeven
- Samenwerken en informatie delen in een hybride omgeving
- En hoe selecteer je mensen die hybride werken snel adopteren
Geïnteresseerd? Laat u naam en email achter en dan krijgt u dit artikel toegestuurd met een uitnodiging voor een gratis webinar over hybride werken.
Dit artikel is geschreven door Virgil van Dijk Partner bij Steyn & Allberg